Slik styrker du organisasjonens beredskap

God beredskap handler om å ha tenkt gjennom hva som kan skje, hvem som skal gjøre hva, og hvordan organisasjonen skal håndtere en hendelse dersom den oppstår. Det kan bidra til å redusere konsekvensene for ansatte, brukere, bygninger og drift.

Mange virksomheter har en beredskapsplan, men det er ikke sikkert at den er oppdatert eller kjent for dem som skal bruke den.

En god beredskapsplan bør blant annet beskrive:

• hvem som har ansvar i en krisesituasjon
• hvordan ansatte og andre berørte skal varsles
• hvem som skal kontaktes ved ulike typer hendelser
• hvilke tiltak som skal prioriteres først
• hvordan virksomheten skal opprettholde drift dersom noe skjer

Planen bør gjennomgås jevnlig og oppdateres når det skjer endringer i organisasjonen.

En plan er først nyttig når den fungerer i praksis. Derfor er det viktig å øve.

Gjennom en enkel beredskapsøvelse kan dere teste om rutinene fungerer som de skal, samtidig som ansatte og frivillige blir tryggere på hva de skal gjøre dersom en hendelse oppstår.

Øvelsen trenger ikke være omfattende. En gjennomgang av et tenkt scenario kan ofte være nok til å avdekke forbedringsområder.

I en krisesituasjon er riktig informasjon avgjørende. Sørg for at kontaktinformasjon til ansatte, ledelse, styre, leverandører og andre nøkkelpersoner er oppdatert.

Tenk også gjennom hva som skjer dersom sentrale personer ikke er tilgjengelige. Er ansvaret fordelt på flere, eller er virksomheten sårbar dersom én person er borte?

Mange virksomheter er avhengige av digitale systemer i det daglige. Dersom et system blir utilgjengelig eller virksomheten utsettes for et dataangrep, kan konsekvensene bli store.

Derfor bør beredskapsarbeidet også omfatte:

• sikkerhetskopiering av viktige data
• sikre passord og flerfaktorautentisering
• rutiner for håndtering av IKT-hendelser
• oversikt over hvem som skal kontaktes dersom systemer faller ned

Still dere følgende spørsmål:

✓ Har vi en oppdatert beredskapsplan?

✓ Vet ansatte hvor planen finnes?

✓ Er kontaktlistene oppdaterte?

✓ Har vi gjennomført en beredskapsøvelse det siste året?

✓ Vet vi hvordan vi skal informere ansatte, medlemmer, brukere eller foresatte dersom en hendelse oppstår?

✓ Har vi tenkt gjennom både fysiske og digitale hendelser?

Hvis svaret er nei på ett eller flere av spørsmålene, kan det være lurt å sette av tid til en gjennomgang.

En beredskapsplan er til liten nytte dersom ingen finner den når en hendelse oppstår. Sørg for at planen er lett tilgjengelig også dersom ordinære systemer er utilgjengelige.

Et godt råd er å lagre beredskapsplanen direkte på skrivebordet på bærbare PC-er. I tillegg kan det være lurt at flere ansatte, for eksempel noen i ledergruppen, har en oppdatert papirversjon i jobbsekken eller et annet lett tilgjengelig sted.

På den måten har dere tilgang til viktig informasjon, kontaktlister og ansvarsfordeling også ved strømbrudd, nettverksproblemer eller andre situasjoner der digitale systemer ikke er tilgjengelige.

Forsikring er viktig når skaden har skjedd. Like viktig er arbeidet som gjøres på forhånd.

Ved å arbeide systematisk med beredskap kan virksomheten redusere konsekvensene av uønskede hendelser og skape større trygghet for ansatte, frivillige, medlemmer, brukere og andre som er avhengige av virksomheten.

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har samlet råd og veiledning om beredskap og egenberedskap for virksomheter og organisasjoner:

👉 Råd om egenberedskap for virksomheter (dsb.no)